Customer service merupakan jembatan bagi perusahaan dan pelanggan.
Customer service merupakan representasi dari perusahaan. Seperti halnya resepsionis atau frontliner, customer service mempunyai tugas berhadapan langsung dengan pelanggan dan membantu segala kebutuhan ataupun keluhannya.
Selain bertugas untuk menunjang kebutuhan pelanggan, customer service pun memiliki tanggung jawab untuk menjadi jembatan penghubung antara perusahaan dan pelanggan.
Bagaimana agar tanggung jawab tersebut terlaksana dengan baik? Simak tips-tips berikut.
1. Customer Service Harus Tetap Positif
Sebagai garda terdepan dan perwakilan perusahaan, seorang customer service harus selalu bersikap optimistik dalam menghadapi pelanggan. Karena tidak jarang kamu akan dihadapkan dengan pelanggan yang mengeluh dengan cara-cara yang kurang baik dan dijadikan pelampiasan amarah.
Jika hal ini terjadi, usahakan untuk menjaga sikap positif. Tetap senyum dan bersikaplah ramah. Jangan respon kata-kata negatif dengan sikap negatif. Sebagai customer service, kamu diharuskan untuk memperlakukan pelanggan dengan baik tidak peduli bagaimana sikapnya terhadap kamu.
2. Customer Service Harus Menjadi Komunikator yang Baik
Customer service memiliki tanggung jawab untuk menjembatani hubungan antara pelanggan dan perusahaan. Maka dari itu komunikasi yang baik merupakan tugas utama seorang customer service.
Customer service yang baik harus dapat memberikan informasi yang dibutuhkan dan berguna untuk pelanggan. Dalam menyampaikan informasi tersebut, komunikasi yang kamu lakukan haruslah jelas, efektif, tidak membingungkan dan sopan.
Selain itu, dalam menangani komplain yang dikeluhkan pelanggan, kamu harus menjadi pendengar yang baik dan jangan menjadi defensif.
3. Customer Service Harus Kuat Mental
Posisi ini membutuhkan mental yang kuat. Kamu harus tahan saat pelanggan menyampaikan keluhan. Mental yang kuat dibutuhkan agar kamu dapat tetap sabar dan tenang menghadapi sikap pelanggan yang kadang kala menyakiti perasaan.
4. Customer Service Harus Kuasai Produk
Beberapa perusahaan kini memiliki chatbot, sebuah sistem komunikasi yang dapat berkomunikasi dengan pelanggan melalui pesan otomatis. Chatbot yang didukung oleh Artificial Intelligence (AI), membantu pelanggan untuk menanyakan pertanyaan-pertanyaan umum dan teknis kapan saja. Hal ini cukup membantu pekerjaan customer service.
Namun, tidak semua pertanyaan dan komplain dapat direspon oleh chatbot. Beberapa kasus yang membutuhkan penanganan lanjutan masih membutuhkan peran customer service dalam membantu pelanggan.
Customer service pun menjadi representasi dalam mengedukasi pelanggan mengenai suatu produk. Kamu harus menjadi orang yang paling mengerti tentang produk dan tidak boleh mengatakan kata “tidak tahu” saat ditanya oleh pelanggan.
Customer Service Harus Serba Bisa
Menjadi seorang customer service berarti kamu melakukan bantuan teknis, promosi dan problem solver bagi pelanggan. Penting bagi kamu untuk menguasai berbagai hal tersebut. Posisi customer service membutuhkan rasa ingin belajar dan ingin tahu banyak, baik produk maupun hal-hal teknis lainnya, dan tidak menutup kemungkinan kamu harus sedikit paham tentang psikologi komunikasi.
Apa kamu memiliki pertanyaan dan masukan terkait pekerjaan customer service? Tulis pertanyaanmu di kolom komentar dan jangan lupa untuk bagikan tulisan ini ke teman-temanmu, ya.
